Se ha publicado en el B.O.E. de 8 de Julio la Instrucción de 1 de julio de 2015, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, sobre mecanismos de seguridad de los ficheros electrónicos que contengan libros de los empresarios presentados a legalización en los registros mercantiles y otras cuestiones relacionadas.
La presente Instrucción clarifica algunos aspectos que la práctica ha puesto de manifiesto durante este primer ejercicio de aplicación del sistema, teniendo en cuenta el derecho de los sujetos obligados a mantener la confidencialidad de determinados aspectos de la gestión empresarial que hace necesaria una regulación complementaria que, por un lado, prevea los mecanismos técnicos precisos y que, por otro, unifique la práctica de forma que sean los propios interesados los que decidan el grado de seguridad y confidencialidad en el cumplimiento de sus obligaciones legales.
Entre las cuestiones relevantes que trata la presente Instrucción se destaca lo siguiente:
– Los ficheros que contenga los libros remitidos telemáticamente para su legalización son ficheros temporales, que deberán ser borrados una vez el Registrador haya expedido la certificación de legalización o cuando caduque el asiento de presentación, en el caso de presentación defectuosa.
– A los efectos de lo establecido en materia de prueba por la Ley de Enjuiciamiento Civil, el empresario interesado deberá conservar un soporte informático de idéntico contenido y formato que los ficheros de los libros legalizados.
– Por razones de confidencialidad y seguridad el empresario, en cuanto a los ficheros de los libros a legalizar, podrá optar por su envío de forma encriptada.